Cuestionario para evaluar la estructura administrativa

La idea es dirigirlo a aquellas áreas que tengan una relación con la función informática si no existe un departamento de sistemas como tal.

1.    ¿Cual es la estructura actual de la organización?

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2.   Incluya Organigrama

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3.    ¿De donde se deriva la estructura?

• Manual de la organización

• Ley

• Reglamento

• Decreto

• Acuerdo

• Acta constitutiva

4.    ¿La estructura permite cumplir con el objeto o atribuciones de la organización?

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5.    ¿Esta estructura refleja la visión de la organización?

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6.    ¿Cómo se concilia la estructura con la misión de la organización?

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7.    ¿Las funciones asignadas a cada área de la empresa son las adecuadas para el cumplimiento de tal misión?

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8.    ¿Con qué tipo de estructura organizacional se cuenta?

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9.    ¿Qué factores se consideraron en su diseño?

• Económico

• Normativos

• Necesidades del servicio

• Técnicos

• Tecnológicos

• Ambientales

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10.  ¿De qué manera contribuye el diseño de la estructura al desarrollo de un sistema de calidad?

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LISTA DE CONTROL INTERNO

RECURSOS HUMANOS

Descripción

1.    ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal?

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2.    ¿Se dispone de inventario de personal, actualizado?

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3.    ¿Existen procedimientos documentados para efectuar movimientos de personal?

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4.    ¿Cómo se controlan los movimientos de personal?

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5.    ¿Se lleva a cabo análisis y evaluación de puestos?

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6.    ¿Se documentan los requerimientos para el reclutamiento y selección del personal?

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7.    ¿Qué procedimiento se utiliza para la contratación e inducción de personal?

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8.    ¿Existe un sindicato en la entidad?

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9.    ¿Se dispone de información de apoyo para la administración de personal, como: Manual de organización

Manual de personal

Manual de bienvenida

Manual de políticas

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10.  ¿Existe código de ética o su equivalente?

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11.  ¿Se dispone de base de información para definir sueldos, salarios y honorarios?

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12.  ¿Existe programa de capacitación y desarrollo de personal?

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13.  ¿Las prestaciones incluyen:

Apoyos educativos?

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Actividades deportivas?

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Actividades sociales?

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14.  ¿Cómo se evalúa el desempeño?

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15.  ¿Se han analizado alternativas de cambio estructural para agilizar y simplificar el desahogo del trabajo?

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16.  ¿Es viable una disminución de niveles jerárquicos?

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17.  ¿Existe algún estudio o iniciativa para redireccionar la empresa en cuanto a:

Procesos?

Productos?

Servicios?

Clientes?

Proveedores?

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Descripción

19.  ¿Se ha motivado y capacitado al personal para asumir mayor control de su trabajo?

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20.  ¿Se ha desarrollado relación de confianza fundamentada en la:

Honestidad de los miembros?

Apertura?

Consistencia?

Respeto?

21.  ¿De qué manera se refleja en el proceso toma de decisiones la relación de confianza y compromiso?

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22.  ¿Considera que la organización funciona en términos adecuados?

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Cuestionario para aplicar a empleados del área de informática.

¿Se ha procurado la capacitación del personal informático a través de cursos, diplomados, certificaciones o estudios escolarizados o semiescolarizados para lograr la su adaptación a esa evolución?

¿Cuenta con el perfil adecuado para realizar el trabajo que tiene asignado?

¿Se cuenta con el personal suficiente?

¿El personal cuenta con algún tipo de contrato que especifique sus derechos, obligaciones y responsabilidades?

¿La carga de trabajo es equitativa?

¿Existe alguna política para establecer los sueldos? Descríbala.

¿Existen posibilidades de crecimiento para el personal dentro de la organización?

Cuestionario para evaluar al hardware:

¿Se cuenta con un inventario de equipos de cómputo?

Si existe inventario, ¿qué datos se tienen de cada equipo?

¿Se lleva un historial detallado de actualizaciones de cada equipo de cómputo?

¿Se lleva un registro detallado de las fallas presentadas en cada equipo?

¿Cuál es el tiempo promedio que se lleva atender una falla en un equipo de cómputo?

¿Se cuenta con contratos de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo?

¿Se cuenta con contratos de mantenimiento correctivo de equipos de cómputo?

En caso de que se cuente con contratos de mantenimiento correctivo, ¿se cuenta con alguna cláusula para el aprovisionamiento de refacciones?

¿El personal que da el servicio de mantenimiento está capacitado ? (en caso afirmativo, cómo se asegura que así sea).

¿Existe un procedimiento documentado para compras de equipos de cómputo (tanto para equipos nuevos como para reparaciones y actualizaciones)? (descríbalo).

¿Cómo identifican  la obsolescencia o inutilidad de algún equipo?

¿Qué se hace con el equipo dañado u obsoleto?

¿Existe un control de la asignación de equipos de cómputo al personal?

¿Existe un control del uso de los equipos de cómputo?

¿Qué se hace con el equipo dañado u obsoleto?

Cuestionario para evaluar las instalaciones.

¿Se cuenta con planes para casos de  contingencias?

¿Existen procedimientos de recuperación en caso de desastres?

¿Existen matrices de riesgos para el área de informática?

¿Las instalaciones cuentan con seguridad física adecuada (contra incendios, inundaciones, acceso físico de intrusos, robo, etc.)? Describa cómo.

¿Existen barreras físicas o personal de vigilancia  para acceder a los lugares donde se encuentran las computadoras?

¿Se tiene en cuenta la ergonomía en el amueblado, instalaciones y equipos de cómputo?

¿Cómo se controla el trabajo fuera de horario?

¿Existen controles para los consumibles?

¿Se controla el acceso a internet?

¿ Se cuenta con pólizas de seguro para proteger instalaciones, equipos , software, bases de datos?

Cuestionario para evaluar al software:

¿Los usuarios pueden instalar software libremente?

¿Existe algún control en caso de que la respuesta anterior sea afirmativa?

¿Existe un inventario de licencias de software?

¿Existe de manera oficial e institucional alguna política antipiratería de software?

¿Existe un procedimiento documentado para compras de licencias de software?

¿Desarrollan software dentro de la organización? ¿Existe alguna metodología para hacerlo?

¿Cómo se manejan los derechos de autor sobre los desarrollos de software propio?          

¿Existen controles de las versiones de software instalados y sus actualizaciones?

¿Tienen instalado software antivirus? ¿Utilizan las versiones apropiadas?

¿Existe algún control o políticas para el uso de claves de acceso en general?

¿Existe algún control o políticas para respaldos de información?

Cuestionario para evaluar la planeación en el área de sistemas.

¿Qué importancia se le da a  los  sistemas de información por parte de la dirección de la organización?

¿Se han establecido los requisitos de información a largo plazo?

¿Se ha realizado una planificación estratégica (al menos a 5 años) de los sistemas de información (en lo referente tanto a hardware como a software) para la organización?

¿Existe una planificación a largo plazo para el funcionamiento del departamento encargado de la función informática?

¿Se ha estudiado la evolución del mercado en el área de tecnologías de la información?

¿Se tiene planificada la inversión requerida en tecnologías de la información? ¿A qué plazo?

¿Qué procedimiento siguen para la adquisición de licencias de software comercial?